Zaman Yönetiminde Yapılan 10 Büyük Hata

Zaman yönetiminde kendinizi nasıl buluyorsunuz?
Yetiştirmeniz gereken işlerin gerisinde mi kalıyorsunuz?
Yoksa işlerinizi zamanında teslim edenlerden misiniz?
Zaman yönetimi, başarının anahtar kavramlarından biri. Hem kişinin başarısını hem de stres seviyesini etkileyen zaman yönetimi hakkında farkına varmadan hata yapan kişiler, uzun vadede ciddi sıkıntılar yaşayabiliyor. Bu sıkıntıları yaşamamak için zaman yönetiminde yapılan 10 büyük hatayı ve çözüm önerilerini sizin için derledik.

HATA 1: Yapılacaklar Listesi Tutmamak!
Bazen bir işi tamamlarken, çok önemli bir adımı atladığınızı fark edip, panikliyor musunuz? Bu panik hissi sizin daha verimli çalışmanızı engelliyor mu? Eğer cevabınız evet ise eksiğiniz yapılacaklar listesi olabilir.
Yapılacaklar listesi tutarken dikkat etmeniz gereken noktalardan biri, yapılacak işin genel adını yazmak yerine onu küçük ve spesifik adımlar halinde listeye dahil etmek. Yani “bütçe tasarısı hazırla” maddesi yerine, bütçenin tüm başlıklarına ayrı ayrı yer vermek, önemli adımları atlamanızı engelleyecektir.

HATA 2: Kişisel Hedefler Belirlememek!
Bundan 6 ay sonra nerede olmak istediğinizi biliyor musunuz? Ya da 1 sene, hatta 10 sene sonra için kişisel hedefleriniz belli mi? Eğer değilse, kişisel hedeflerinizi belirlemenin tam zamanı!
Kişisel hedeflerinizi belirleyince, önünüzdeki 6 ay, 1 sene ve hatta 10 yıl içerisinde neleri tamamlamanız gerektiğini daha net görebilir, böylece önceliklerinizin farkına vararak zamanınızı daha efektif kullanabilirsiniz.

HATA 3: Önceliklerinizi Bilmemek!
Pazarlama kampanyası hakkında tam da bir fikir bulmak üzereyken birden asistanınız ortaya çıkıyor ve bambaşka bir konuda ortaya çıkan krizi çözmeniz gerektiğini söylüyor. Bu noktada elinizdeki işi mi yoksa krize çözüm bulmayı mı ertelersiniz?
Bazen önceliklerinizi bilmemek, zaman yönetiminizi de yerle bir edebilir. Bu nedenle iki acil durum arasında kaldığınızda, hedefleriniz için en işe yarayacak olan önceliği belirlemek size yardımcı olacaktır.

HATA 4: Dikkat Dağıtıcı Unsurları İdare Edememek!
Gün içerisinde minik minik hayatınıza dahil olarak dikkatinizi dağıtan şeylerin, aslında gününüzden 1-2 saat çaldığını söylesek? Kim bilir boşa giden bu 2 saat içinde hangi önemli işlerinizi tamamlayabilecektiniz?
İşle ilgili olmayan e postalar, anlık konuşma uygulamalarında devam eden sohbetler dikkatinizi dağıtarak sizin elinizdeki işten uzaklaşmanıza neden olabilir. Bu nedenle mümkünse sohbet uygulamalarını kapatın, sosyal medyadan uzaklaşın ve önceliği olmayan e postaları cevaplamayın.

HATA 5: Ertelemek!
Erteleme tam anlamıyla, hemen şu anda yapmanız gereken bir işi daha sonraya ertelemektir. Bu durum kişinin üzerinde ciddi bir baskı ve suçluluk hissi oluşturur. Ertelenen işin teslim anında düzgün bir şekilde tamamlanmaması ile son bulur.
Erteleme alışkanlığınızı yenmek için büyük bir işi bir anda tamamlamaya çalışmak yerine onu küçük ve yapılabilir parçalara bölün. Böylece üzerinizdeki baskı azalacak ve erteleme alışkanlığınızın ana sebebi olan başaramama düşüncesi ortadan kalkacaktır.

HATA 6: Çok Fazla İşin Sorumluluğunu Almak!
İş yerinizde kendinizi hem kendinize hem de diğerlerine ispatlamak istiyor olabilirsiniz. Ya da insanlara hayır demekte zorluk çektiğiniz için birden çok işin sorumluluğu altına girenlerden olabilirsiniz.
Sebep ne olursa olsun, yeterli zamanınızın olmadığı işleri üstlenmekten vazgeçin. Elinizdeki işler için bir planlama yaptıktan sonra eğer yeterli vaktiniz kalırsa yeni işler alabileceğinizi düşünerek hareket edin.

HATA 7: Meşgul Olma Bağımlısı Olmak!
İtiraf edelim. Bazılarımız sürekli meşgul olmayı sever. Koşturarak çalışmak, bitmek bilmeyen toplantılara girmek, sonu gelmez e postaların arasında kaybolmak hoşunuza gitse de bu sizin efektif olarak çalıştığınızı göstermez.
Kişi üzerinde ciddi bir stres yaratan meşguliyet bağımlılığını geride bırakmanız ve biraz sakinleşmeniz ve elinizdeki zamanı doğru kullanarak kendinize zaman ayırmanız şart!

HATA 8: Aynı Anda Birden Çok İş Yapmak!
Aynı anda hem e postaları cevaplayıp hem de telefonda müşterilerinizle konuşmayı zamanınızı iyi kullanmak olarak mı görüyorsunuz? Halbuki birden çok işi aynı anda yapınca işlerinizin neredeyse %20-30 oranında daha çok zaman almasına sebep oluyorsunuz.
Her işi kendi başına tamamladığınızda daha kısa süreler harcayacağınızı unutmayın. Bir yandan telefonda konuşurken bir yandan e postaları ya da raporları kontrol etmenin hatalara neden olacağını da aklınızın bir kenarında bulundurun.

HATA 9: Ara Vermemek!
9-10 saat aralıksız çalışmayı, zaman yönetimi açısından faydalı mı buluyorsunuz? Bir daha düşünün! Bu kadar saat boyunca, odaklanmanız, kaliteli işleri ortaya koymanız ve verimli çalışmanız neredeyse imkansız.
Zaman yönetiminde aralıksız çalışmak yerine bir alarm kurmak ve kahve almak, minik bir yürüyüş yapmak için küçük molalar vermeniz daha önemlidir.

HATA 10: İşleri Efektif Olarak Zamanlayamamak!
Kendinizi tanımak işlerinizin yapılacak zamanlarını daha efektif olarak planlamanıza imkan tanır. Mesela siz günün hangi saatlerinde daha verimli çalışıyorsunuz? Sabah mı yoksa akşam mı? Yalnızken çalışmayı mı daha verimli buluyorsunuz, yoksa iş arkadaşlarınızla beyin fırtınası yaptığınızda mı? Bu gibi detayları bilirseniz, işlerinizi de en verimli olacağınız zaman dilimlerine göre planlayarak daha iyi bir zaman yönetimi yapabilirsiniz.