Proje Yöneticileri İçin 10 Hayat Kurtarıcı Öneri
Büyük projelerin tamamlanması için ciddi bir çalışma, iyi yönetilen zaman ve doğru bir organizasyon şarttır. Proje yöneticileri, teslim tarihi, bütçe ve iş kalitesini dengelemek zorundadır. Özellikle zaman daraldıkça proje yöneticisi üzerinde ciddi bir baskı başlar. Bu baskı altında bile verimli çalışmak ve projeyi eksiksiz bir şekilde tamamlamak isteyen proje yöneticileri için hayat kurtarıcı 10 öneriyi bir araya getirdik.
1. Beklentilerinizi erkenden bildirin.
Projenin ilk anından itibaren, çalışanlarınızın ve ekibinizin projeyle ilgili beklentilerinizi bilmesini sağlayın. Bu beklentiler iş kalitesi, hangi görevden kimin ya da kimlerin sorumlu olduğu, ekip içindeki iletişimin nasıl sağlanacağı gibi detayları içinde barındırmalıdır. Proje ile ilgili beklentilerinizi ne kadar erken ve net ifade ederseniz, çalışanların herhangi bir kafa karışıklığı yaşamadan belli bir hedefe yönelmesini o kadar sağlama almış olursunuz.
2. Kapsamı tanımlayın.
Proje yöneticisi olarak planlamaya başlamadan önce kapsamı tanımlayın. Projenin kapsamını tanımlamak için;
- Projenin beklenen çıktılarını ve sonuçlarını belirleyin.
- Bütçeyi tanımlayın.
- Projeyi ne kadar sürede bitireceğinizi planlayın.
- Hani fiziksel, insan ve finansal kaynaklara sahip olduğunuzu belirleyin.
- Proje katılımcılarını, karar vericileri ve alıcıları tanımlayın.
3. Var olan bir programı kullanın.
Amerika’yı yeniden keşfetmenize gerek yok. Bu ilk projenizse, proje yönetiminde kullanılan programları kullanın. Eğer daha önce benzer bir projede çalışmışsanız bu projenin programını da kullanabilirsiniz. Ayrıca her günün gelişmesini not edeceğiniz bir günlüğe sahip olmak da işinizi kolaylaştırabilir.
4. Proje planı ile projedeki ilerlemeyi karşılaştırın.
Proje planı sizin projeyi zamanında ve eksiksiz tamamlamanız için başvuracağınız yol haritasıdır. Proje planı ile halihazırdaki ilerlemeyi karşılaştırın. Bitirilen işlerin etkili bir şekilde tamamlanıp tamamlanmadığını kontrol edin. Teslim tarihlerinin halihazırdaki gelişmelere göre gerçekçi olup olmadığına bakın. Eğer geride kalıyorsanız daha çok odaklanmanız gereken noktaları tespit edin. Projeyi tamamlamak için gerekli kaynaklara hala sahip misiniz, öğrenin. Ekibinizden düzenli güncelleme alarak, ilerlemeyi adım adım takip etmeyi unutmayın.
5. Zaman limitleri koyun.
Projenin gerçekleşmesi için onu küçük parçalar ve görevler halinde bölün. Görevler için gerçekçi ve yapılabilir zaman limitleri koyun. Böylece projenizi daha yönetilebilir hale getirebilirsiniz. Görevleri verdiğiniz kişilerin, görevi zamanında teslim edebilecek yetenek ve kapasitede olduğundan emin olun.
6. Sık sık bir araya gelin.
Ekip üyelerinizle sık sık bir araya gelmek ilerlemeyi takip etmeniz, projede var olan iletişim, başarı ve aksayan yönleri görmeniz için büyük önem taşır. Aksaklıkları minimuma indirmek, iletişim problemlerini hızlıca çözmek için ekibinizle düzenli ve sürekli olarak bir araya geldiğinizden emin olun.
7. Etkili bir dosyalama sistemi geliştirin.
Bir ekibi yönetmek birçok yazı dosyayı da beraberinde getirir. Hem sizin gönderdiğiniz, hem de size ulaşan dosyalar için etkili bir dosyalama sistemi geliştirmek önemlidir. Zaman kaybetmemek için dosyaların en güncel haline hemen ulaşabileceğiniz, ilerlemeyi karşılaştırabileceğiniz bir dosyalama sistemi iş yükünüzü hafifleterek verimli olmanızı sağlayacaktır.
8. Görevleri etkili bir şekilde atayın.
Bir ekip çalışmasını yönetmenin en önemli noktalarından biri de var olan görevleri ekip üyelerine etkili bir şekilde atayabilmektir. Görev atayacağınız kişileri doğru seçmek, büyük görevleri birkaç kişi arasında paylaştırmak sizin süreçleri doğru yönetmenize katkı sağlarken ekip üyelerine de daha fazla sorumluluk ve motivasyon sağlar.
9. Öngörülü olun.
Proje esnasında problemler yaşamayacağımızı umarız. Ancak problemler en beklenmedik anda çıkıp gelebilir. Bu nedenle proje başlamadan önce olası riskleri hesaplayın. Benzer projelerde karşılaşılan problemleri gözden geçirin. Kendinize bu problemlerle karşılaştığınızda uygulayacağınız planlar hazırlayın. Ayrıca iş verenler ile sürekli iletişimde bulunarak aranızda sağlam bir ilişki kurun. Böylece olası problemleri çözmeye çalışırken onların da haberdar olmasını sağlayabilirsiniz.
10. Proje Yönetim yazılımları kullanın.
Günümüzde sektörünüze uygun olarak tasarlanmış birçok proje yönetim yazılımına ulaşabilirsiniz. Online yazılımları kullanarak tüm ekip üyelerinin gelişmelerini aktarabilecekleri, ortak kullanıma açık bir platform üzerinde işlerinizi yönetebilirsiniz.